原件！什么是档案原件？

库房的档案架上，一盒盒档案码放得整整齐齐，看似规范有序。可打开档案盒，眼前的景象却令人错愕：本该鲜红的文头已然发黑，字迹也淡得几乎辨认不清……更让人不解的是，这些竟都不是原件！

“怎么都不是原件？原件到底在哪？”

档案员连忙解释：“怕原件弄丢，就都在×业务科室存着了，这里归档的都是复印件。”

档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的各种形式历史记录，是串联过去、当下与未来的关键信息载体。档案原件是档案的核心构成，在档案工作中具有不可替代的地位。

一、档案原件定义与特征

依据《档案工作基本术语》，原件被界定为“最初产生的区别于复制件的原始文件”，其核心特征主要体现在两个维度。

1.从形成时序来看，原件具备原始生成性

它是在特定事务发生过程中直接形成的第一手记录，能完整留存事件的初始信息。如，会议现场形成的纪要手稿、行政审批时签署的原始表单等，都属于档案原件，其形成与事务发生在时间上具有同步性。

2.从形态属性来看，原件具备不可替代性

复制件虽能重现内容，但无法复制原件的物理特征，像手写笔迹、原始印章、纸张老化痕迹等。在法律和行政实践中，这种不可替代性使原件拥有极高的权威地位，一份加盖原始公章的档案原件，其证据效力远非复印件所能比拟。

二、档案原件的核心价值

1.凭证价值

档案原件是证明合法合规的直接依据，在处理涉及权益纠纷的法律事务时，必须以档案原件为核心依据。

例如，在行政复议案件中，行政处罚决定书的原件可直接证明执法程序是否规范；在机构职能调整过程中，历史编制文件的原件是确认权责边界的关键凭证。

原件凭证价值的核心在于，其形成过程与事务办理过程同步，能够完整追溯决策链条、责任主体和操作细节，这是复制件无法实现的。

2.历史研究价值

档案原件是记录机关发展轨迹的“原始记忆载体”。通过分析不同时期的档案原件，能够系统还原机关职能演变、政策调整和工作创新的全过程。初创时期的工作计划原件，能清晰呈现机构设立的初心和早期目标；对比历年工作总结的原件，可直观反映业务领域的拓展和管理模式的优化。

    从宏观层面看，各级机关的档案原件共同构成了国家治理体系的“历史数据库”，为社会治理研究、制度变迁分析提供了第一手素材。

三、档案原件的全流程管理

1.归档环节的刚性要求

《机关档案管理规定》明确“归档文件材料应当为原件”，这是保障档案真实性的基础。

在具体操作中，需注意以下三点：

·完善档案收集机制：开展档案收集时，要做到应收尽收、应管尽管。一方面，要对照文件材料归档范围，将履行工作职能过程中形成的文件材料收集齐全完整；另一方面，需保证所收集材料真实有效，能够客观反映工作实际。原件是最具说服力的原始凭证，在归档工作中应予以优先留存和妥善保管，以充分保障档案的原始性与权威性。

·电子文件归档特殊规则：对于已具备电子签名、电子印章且按规定转换为印章图形的电子文件，其纸质复制件归档时无需再进行实体签署，但要保障电子源文件的原始性；

·责任追溯机制：机关单位应建立“谁形成、谁整理、谁归档”的责任制，对于会议纪要、审批文件等核心材料，必须以现场形成的签批原件为准，杜绝后补、伪造等问题。

2.库房保管的专业标准

档案库房是保存原件的核心场所，必须严格遵循档案管理相关技术规范要求。

①分区存储原则

按照载体类型，如纸质、声像、实物等，分区设置库房，避免不同材质相互影响；

②环境管控指标

纸质档案库房的温度应控制在14～24℃，相对湿度控制在45%～60%，同时要配备恒温恒湿系统、防磁设备及气体灭火装置；

③安全防护要求

库房禁止设置明火设施和非消防给水点，地处湿润地区的机关，要避免将库房设在首层，防止档案受潮霉变。

四、档案原件的利用与保护

1.利用权限的分级管控

为兼顾利用需求和原件保护，需要建立分级利用制度。

①限制利用范围

对于年代久远的档案，如建国前后的档案，以及珍贵性高的档案，如重大事件原始记录，原则上仅提供缩微品或数字化副本；

②特殊利用审批

因巡查审计、法律取证、学术研究等原因确需使用原件的，需经机关档案工作领导小组审批，使用时要全程记录并采取保护措施，如佩戴手套翻阅、使用专用阅览架等。

2.数字化时代的原件定位

在档案数字化转型过程中，要明确原件与数字副本的主从关系。数字副本是提高利用效率的工具，可用于检索查询、调阅利用等场景；原件仍是档案真实性的最终保障，已数字化的档案原件需妥善保管。

结束语

档案原件是档案工作的“生命线”，其管理水平直接反映机关的规范化程度。机关档案工作者要严格遵循“原件优先、全程管控、安全利用”的原则，通过规范归档、专业保管、科学利用的全流程管理，确保档案原件的真实性、完整性和可用性，为机关履职提供坚实的历史支撑。